L’eterna lotta tra dato e documento: chi vincerà? La documentalizzazione del dato è la soluzione

È l’asserzione di Jocasta Nu, custode dell’archivio dei Jedi, che traccia meglio di qualunque trattazione l’essenza di cosa deve rappresentare un archivio per una organizzazione pubblica o privata.

Diritti e doveri di cittadini e imprese possono essere determinati soltanto facendo ricorso a informazioni registrate, siano esse sotto forma di documenti protocollati o repertoriati, fascicoli, metadati o evidenze informatiche di altro tipo. Se un documento non è presente nell’archivio “non esiste” cioè non è rilevante sotto il profilo giuridico-amministrativo. D’altra parte nel parlare di trasformazione digitale nell’era del Cloud e del Mobile First i termini documento o archivio suonano decisamente di vecchio e desueto.

Ad esempio nel post Data& Analytics Framework Raffaele Lillo del team per la Trasformazione Digitale presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri ha evidenziato quanto siano i dati “l’asset strategico” da valorizzare. Nessuna traccia di documenti e archivi. Saranno quindi i dati a soppiantare i documenti e le basi dati a sostituire gli antiquati archivi?

Osservando la complessità della catena delle dipendenze di cui è necessario mantenere il totale controllo, non solo per poter fruire, ma soprattutto per conservare l’informazione che il dato rappresenta, si può intuire la risposta. Sistemi operativi, DB, middleware, sistemi applicativi, tutto deve essere mantenuto se si vuole preservare il contenuto informativo del dato e la sua corretta contestualizzazione.

La forza di una catena è quella del suo anello più debole: una password dimenticata, un formato non più supportato, un aggiornamento software, un manuale non aggiornato (o mai scritto!) … un qualunque evento negativo di una catena che, purtroppo, può essere molto, troppo, lunga può mettere in crisi un sistema quando il ciclo di vita del dato viene misurato, non in qualche ora o giorno, ma in anni, lustri o per sempre.

Secondo il modello OAIS (Open Archival Information System, ISO 14721:2012) un sistema di conservazione digitale è un archivio inteso come “struttura organizzata di persone e sistemi che accetti la responsabilità di conservare l’informazione e renderla disponibile per una comunità di riferimento”. A OAIS si è ispirata la normativa italiana sulla conservazione digitale dei documenti, stabilendo che la conservazione dei dati debba includere anche i “pacchetti di archiviazione”, un insieme di informazioni utili alla interpretazione dei dati conservati.

Ecco quindi che se si vogliono trattare dati che possano sopravvivere ai sistemi che li hanno creati e che li gestiscono nel loro ciclo di vita attivo sarà necessario, prima o poi, trasformali in documenti o pacchetti. Tuttavia, per far convivere in simbiosi mutualistica dati e documenti sarà necessario creare un archivio dei record unico e completo. Per perseguire tale completezza le applicazioni che devono registrare un record dovranno anche trasformare questi dati in documenti. Attraverso delle API, dovranno poi collocarli nell’archivio facendo un uso corretto degli strumenti archivistici di cui l’Ente si è dotato (titolario, serie tipologiche, repertori, metadati descrittivi, collegamenti, vincoli).

Ma questo approccio non corre il rischio di ingessare e burocratizzare troppo le applicazioni nate per semplificare?

Facciamo l’esempio di un benestare al pagamento di una fattura. Nel mondo cartaceo il processo di approvazione al pagamento di una fattura riguarda la produzione di un allegato alla fattura, da far girare e vistare o firmare dai ruoli organizzativi opportuni. È fuori di dubbio che una sana azione di trasformazione in digitale di questo processo non debba prevedere la digitalizzazione di quel documento, ma la sua eliminazione dal punto di vista degli utenti coinvolti, sostituita da una serie di passi approvativi orchestrati da un motore di workflow.

Fermiamoci per un istante a riflettere. Agli utenti non chiediamo di firmare o vistare un documento, ma di esprimere la loro volontà, volontà che è già, di fatto, espressa sotto forma di dati. È dunque necessario avere totale consapevolezza in merito alle modalità e ai luoghi di gestione di tali informazioni.

Per le ragioni che abbiamo argomentato la conservazione della prova che quella decisione è stata presa dalla persona giusta, nel ruolo giusto e nel momento giusto, non può essere affidata al sistema che gestisce il processo. Si perderebbe l’unitarietà dell’archivio e verrebbero introdotte troppe dipendenze: la dipendenza dal sistema di workflow, dal produttore del pacchetto, dalla versione del software, dal Data Base utilizzato e potremmo continuare a lungo.

Quanti Amministratori affronterebbero a cuor leggero una migrazione del motore di workflow da una versione all’altra, o da un produttore all’altro, senza avere la certezza assoluta che le vecchie istanze vengano portate con tutti i dati correttamente contestualizzati e senza rischio di perdite o manipolazioni di alcun tipo? Nessun Amministratore di un Ente pubblico realmente conscio delle sue responsabilità.

Per la cronaca Jocasta Nu aveva torto. Il pianeta Kamino esisteva davvero. L’archivio Jedi non era completo in quanto, purtroppo, era stato manomesso.

Un particolare ringraziamento a Loredana Bozzi e Armando Tomasi della Provincia Autonoma di Trento con i quali ho condiviso dieci anni straordinari di lavoro, idee, progettualità e che hanno avuto, loro per primi, l’idea di comunicare concetti archivistici citando la saga di Guerre Stellari e il mondo dei Jedi.