Folium Hybrid
Semplifica la gestione dell’archivio ibrido. Realizza la gestione univoca del fascicolo.
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Folium Hybrid semplifica la gestione dell’archivio ibrido perché garantisce la gestione univoca del fascicolo anche quando questo contiene sia documenti nativi digitali sia documenti analogici.
Nasce per consentire alle PA la gestione dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito, garantendo l’inoltro delle richieste di accesso ai fascicoli che vi sono contenuti.
Con Folium Hybrid organizzi e rendi disponibili - agli utenti abilitati e attraverso una piattaforma web - tutta la documentazione aziendale in formato originale cartaceo. Assegnando a ogni documento un codice a barre univoco, Folium Hybrid consente di individuarne e tracciarne la posizione e la movimentazione in modo puntuale e veloce.
Al tempo stesso, Folium Hybrid ti consente di creare un fascicolo cartaceo a partire dal corrispettivo fascicolo digitale, gestendone il tracciamento via QR code o via barcode anche all’interno di un archivio fisico.
In questo modo eviti di stampare le PEC o di attivare qualsiasi altra forma di rimaterializzazione di documenti nativi digitali e tieni sempre sotto controllo la posizione dei documenti analogici originali.
La gestione ottimale della posizione dei documenti è ancora un elemento cruciale nelle PA perché consente di mantenere il vincolo archivistico dei fascicoli anche in presenza di documentazione mista fisica e cartacea.
Dal digitale alla carta, e viceversa
Gestisce la movimentazione di grandi archivi fisici in modo sicuro e tracciabile
Estrae la documentazione cartacea anche in formato digitale
Diversifica la contabilizzazione dei diversi tipi di formati di spedizione
Effettua ricerche parametrizzabili su tutte le unità archivistiche codificate
Visualizza graficamente lo stato di occupazione degli archivi fisici
Un unico modello di gestione dei documenti
Folium Hybrid riconduce la gestione della documentazione fisica a quella di un sistema di gestione documentale digitale.
Attraverso funzionalità specifiche per la gestione delle utenze, dei profili di autorizzazione, la tracciatura delle operazioni effettuate sui documenti e la disponibilità di cruscotti per il controllo degli audit trial di sistema, Folium Hybrid semplifica la gestione documentale di grandi organizzazioni complesse.
Proton e Folium Hybrid sono stati adottati da un grande operatore nazionale dei trasporti per rendere consultabile, attraverso un unico strumento web, l'intero flusso documentale aziendale, prescindendo dal supporto fisico o digitale utilizzato.