Anticipare ed interpretare le esigenze del business per fare sì che l’azienda sia conforme alle richieste del mercato. Garantire il rispetto di processi e procedure per rendere l’impresa sicura, efficiente e organizzata. Prepararsi a prevenire i possibili rischi e ad approcciare eventuali problemi applicando la metodologia corretta. Obiettivo ultimo: tutelare l’azienda e valorizzarla.
È questo il ruolo della Compliance. Un ambito trasversale a tutta l’organizzazione che, garantendone la conformità alla normativa, è fondamentale per assicurarne l’operatività, lo sviluppo e la crescita. Sia nel caso in cui si segua il normale flusso operativo, sia di fronte a cambiamenti che, spesso, necessitano di essere accompagnati.
È quanto accaduto in Deda, per esempio, quando all’inizio del 2021 abbiamo avviato il progetto di lavoro agile, con cui abbiamo ripensato il nostro modo di vivere il lavoro e l’azienda per abbracciare una maggiore flessibilità e potenziare il senso di leadership diffusa nel Gruppo: grazie a strumenti evoluti e alla definizione di modalità condivise, tutti noi possiamo ora scegliere quanti giorni lavorare in presenza o in modalità smart.
Un cambiamento a tutto tondo che, riguardando insieme cultura, organizzazione, strumenti tecnologici e spazi aziendali, ha comportato lo sforzo congiunto di diversi reparti all’interno del nostro Gruppo: dalle Risorse Umane ai Sistemi Informativi, dall’Ufficio Facility alla Direzione Compliance. Mentre per alcuni di questi l’introduzione del nuovo modello di lavoro ha richiesto un’evoluzione organizzativa, un ripensamento di flussi e processi, portando quindi ad un nuovo modo di fare le cose, nel caso della Compliance questo cambiamento ci ha spinto a consolidare ulteriormente una struttura che era già parte del tessuto aziendale.
Il lavoro agile, infatti, non rivoluziona l’approccio della Compliance, anzi. Per essere praticato correttamente, le policy, le procedure e i processi già esistenti devono entrare nella nostra mentalità e nel nostro modo di pensare ancora più profondamente.
Questo perché, in un’azienda diffusa, dove il lavoro in presenza si alterna a quello da remoto, aumentano i rischi a cui l’organizzazione è esposta, soprattutto dal punto di vista della sicurezza. È quindi necessario elevare gli standard, fornendo così le stesse garanzie ai propri stakeholder, e per farlo è fondamentale che ognuno sia consapevole delle procedure e delle regole da seguire.
La Compliance è la capacità aziendale di fare sì che l’organizzazione sia conforme e aderente alle leggi e alle regolamentazioni e che i dipendenti si comportino in modo da raggiungere un certo standard di condotta. Questo sistema è legato, dunque, non solo al rispetto, ma anche alla consapevolezza riguardo all’insieme di normative, obbligatorie e volontarie, che salvaguardano il business e, in generale, l’azienda.
“L’immagine di un’azienda solida e rispettosa delle regole del mercato ispira sicuramente più fiducia negli stakeholder”: questo è un assunto che in Deda abbiamo fatto nostro.
Lavorare nel rispetto delle normative – ed essere in grado di certificarlo – significa tutelare la propria azienda e, soprattutto, renderla più credibile agli occhi del mercato. Un tema, questo, che sta acquisendo una rilevanza crescente.
Negli ultimi anni, i nostri clienti e prospect stanno dimostrando una sensibilità sempre maggiore verso la Compliance: vogliono essere certi della credibilità e della adeguatezza dei propri partner, prima di intraprendere insieme un progetto. D’altro canto, chi accetterebbe di partire per un viaggio lungo e complesso senza aver prima verificato che i propri compagni siano affidabili, competenti e preparati?
Il nostro compito è, quindi, lavorare al fianco del business, affinché le diverse aziende del Gruppo possano rispondere efficacemente alle richieste di adeguatezza dei clienti e aiutandole così ad essere più competitive. Per questo motivo dobbiamo avere un approccio proattivo, interpretando e anticipando le esigenze del mercato e prevedendo a quali nuovi standard sarà necessario conformarsi in futuro. Proprio da queste valutazioni dipende la scelta delle certificazioni volontarie a cui adeguarsi.
La Compliance, infatti, non riguarda solamente la capacità di rispettare le norme cogenti - puntuali e tassative - a cui l’azienda deve necessariamente attenersi. Un ambito altrettanto importante, e che richiede ricerca e studio continui, è quello delle certificazioni volontarie, in cui rientrano le certificazioni ISO. Un insieme vastissimo di linee guida, formulate dalla International Organization for Standardization, che definiscono i criteri tecnici da rispettare per risultare conformi a specifici parametri. Si tratta di un elenco in continua evoluzione, poiché il loro scopo è essere rilevanti per il mercato, favorendo l’innovazione e fornendo soluzioni per affrontare le sfide globali: proprio per questo motivo, gli standard definiti possono cambiare nel tempo o essere sostituiti da altri, ritenuti più rilevanti.
Nell’ambito delle certificazioni volontarie rientra anche la SA8000, che Deda ha ottenuto recentemente. Si tratta della prima norma riconosciuta a livello mondiale che attesta l’implementazione di un’efficace Sistema di Gestione della Responsabilità Sociale nell’ambito dei diritti dei lavoratori e del loro benessere in azienda, e fa parte quindi del percorso intrapreso dal Gruppo nello sviluppo sostenibile.
Sin dalla sua fondazione, infatti, Deda ha perseguito l’obiettivo dell’impegno sociale, nella convinzione che la competitività si debba accompagnare necessariamente alla sensibilità etica e alla crescita sostenibile: principi, questi, che sono solidamente parte della cultura aziendale del Gruppo. Con la certificazione, Deda rafforza la propria attenzione verso queste tematiche, impegnandosi a rispettare gli standard più rigorosi di condotta etica e professionale nei confronti dei propri dipendenti, collaboratori e di tutti gli stakeholder.
In questo senso, l’ottenimento della certificazione SA8000 non deve essere considerato come un punto di arrivo, ma come un importante tassello nel percorso intrapreso dal Gruppo e uno stimolo aggiuntivo per l’individuazione di eventuali azioni di miglioramento per il perseguimento degli obiettivi di sostenibilità e responsabilità sociale. Un risultato che richiede quindi l’impegno di tutte le Deda People per essere mantenuto nel tempo.
Mettere insieme e gestire tutte le procedure che fanno parte di un’organizzazione non è semplice. In Deda abbiamo deciso di convogliarle in una gestione integrata, che permetta di governare le differenti prescrizioni normative, gli adempimenti operativi e le prassi aziendali: il Compliance Management System.
Uno strumento di gestione dell’organizzazione che offre linee guida chiare e omogenee sul coordinamento di processi e risorse aziendali, concepite per supportare le persone e le relazioni di business. Al suo interno, le Deda People possono infatti consultare l’intero insieme di norme, procedure, istruzioni, moduli e manuali adottato dall’azienda. Il Compliance Management System è per noi una sorta di enciclopedia della Compliance, in cui ognuno può trovare in autonomia tutte le risposte per svolgere al meglio la propria attività.
Questo strumento ci aiuta a offrire a tutti – e a far sì che nessuno di noi perda mai di vista – un indirizzo comune su come occorre agire per essere in linea con l’insieme di regole e procedure della nostra organizzazione. Ci aiuta a creare una vera e propria cultura della Compliance. E non a caso parlo di cultura.
La Compliance non è solo un insieme di regolamenti, politiche, processi e procedure. È anche un modo di pensare, di lavorare e di comportarsi all’interno del proprio ambito professionale. È un modo di vivere la propria attività che richiede una piena consapevolezza del proprio ruolo, del contesto in cui si è collocati e dei comportamenti richiesti in tale ambito.
La Compliance, quindi, è sì composta da documenti e regole, ma è soprattutto fatta dalle persone che la mettono in pratica e sanno perché lo stanno facendo. Da qui deriva la necessità che ogni persona in azienda prenda attivamente parte alla Compliance, diffondendone i principi e il suo motivo d’essere: solo con la partecipazione e la piena consapevolezza di tutti, infatti, questo sistema diventa di valore, per tutti.
Il nostro modello si basa fortemente su questo principio, ossia sulla convinzione che la Compliance non sia un insieme di regole calato dall’alto, ma un ambito concreto e agito dalle persone. Se la sua ragione d’essere viene compresa e abbracciata da tutti e se ognuno è consapevole di come questa deve essere applicata in relazione al proprio ruolo, allora diventa più semplice metterla in atto, mitigando così i rischi a cui l’organizzazione è esposta.
Quello della partecipazione attiva è però un approccio che in Deda va oltre il singolo ambito della Compliance e che ritroviamo nei nostri valori, a partire dall’integrità, che guarda all’etica e alla correttezza delle pratiche, e all’impatto sociale, che guarda alla collaborazione tra le persone, affinché il risultato della loro attività sia il più positivo e ampio possibile.
Valori che, se interpretati concretamente, contribuiscono attivamente alla costruzione di una Deda sempre più solida, coerente, credibile e competitiva sul mercato.
